住民票記載事項証明書とは？

住民票とは

住民票は、市町村が住民について、住んでいることを証明するものです（戸籍との違いは、戸籍は出生・死亡・婚姻等の身分事項を証明するものである点が異なります）。

住民票の記載事項は、「氏名」「生年月日」「性別」「住所」「住民となった年月日」「届出日及び従前の住所、「世帯主名＊」「本籍地＊」「住民票コード＊」「マイナンバー＊」です。（＊の事項は、住民票の写しに記載するか選択が可能です）

また、外国人については、上記の日本人との共通項目に加え、追加で記載される項目があります。中長期在留者の場合、「外国人住民となった日」「国籍・地域」「中長期在留者等である旨」「在留カード等に記載されている在留資格」「在留期間」「在留期間の満了の日」「在留カード等の番号」等です。また、「通称」を記載することもできます。

住民票記載事項証明書とは

住民票記載事項証明書は、住民票原本に記載されている事項と相違がないという証明となるもので、住民票の項目のうち申請者が必要とする事項のみを記した書類です。

入社時の手続に使うのはどちら？

入社の時に、労働者名簿の作成、社会・労働保険の手続、交通費や家族手当の計算のためにいろいろな確認事項が必要になることがありますが、この場合の提出書類としては、住民票記載事項証明書が用いられます。個人情報保護法が施行され、社会的に個人情報の収集について適切な取扱いが求められるようになっています。慣例的に、住民票や戸籍謄本を求めている場合には見直しを行い、不要な事項を収集しないようにする必要があります。

住民票記載事項証明書の取得方法

住民票記載事項証明書は、住民票と同様、市役所の窓口で取得するほか、最近はマイナンバーカードを用いて、コンビニ等の店舗内にあるマルチコピー機等で取得できます。